信息化背景下如何加強電子檔案管理

關(guān)鍵詞：信息化背景；加強；電子檔案；管理

一、電子檔案管理的作用

（一）管理數(shù)字化

在過去的管理方式下，檔案管理機構(gòu)一般只有紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案的管理耗費人力、物力和財力多，保密性較差，傳遞慢，存儲時間也有限，伴隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展與普及，現(xiàn)代檔案的處理對象已經(jīng)轉(zhuǎn)變?yōu)闊o紙化作業(yè)，這種管理模式真實性高，保存時間長，能提高檔案的可操作性，使得檔案更加容易管理，效率更高。

（二）資源擴展智能化

往往檔案管理過程中需要不停地完善信息資源的利用過程與方法，因為最終用戶的需求是不斷變化的，也有很多用戶對于自己的真正需求并不了解，只有在真正管理的過程中才能清楚自己的需求，甚至檔案的管理者在使用資源的過程中會產(chǎn)生其他的想法，因此檔案信息資源的開發(fā)與利用就需要投入大量的人力、物力、財力與時間成本，信息開發(fā)所需要的資源就占據(jù)了整個成本的很大比例，而當檔案實現(xiàn)數(shù)字化信息化，減少了大量不必要的成本后，檔案管理者就會有更多的資源去實現(xiàn)檔案管理的擴展以及技術(shù)上的開發(fā)，以此提供更多、更高效的智能化功能，提高客戶滿意度，增加收益，建設節(jié)約型社會。因此，將信息技術(shù)應用到檔案管理中可以提高資源利用率，實現(xiàn)資源的擴展和進一步的開發(fā)。

二、信息化背景下加強電子檔案管理的有效途徑

（一）電子檔案的制度化建設

1、確定歸檔范圍

電子文件的歸檔范圍的確定，可參照國家的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定。還有，電子文件歸檔的時間視具體情況可分為階段歸檔和任務完成后歸檔，公文處理周期長和周期長的工程、科研、專業(yè)等項目可按階段歸檔。

2、加強電子檔案檢測

檢測硬件環(huán)境的有效性、軟件環(huán)境的有效性及其信息記錄格式等。檢測歸檔電子文件載體的物理狀態(tài)，有無病毒，讀出信息的準確性等。檢查歸檔的電子文件是否齊全完整，真實可靠。相應的機讀目錄、軟件、其他說明是否一同歸檔。歸檔的電子文件是否是最終稿本，CAD電子文件是否是反映產(chǎn)品定型技術(shù)狀態(tài)的版本或本階段產(chǎn)品技術(shù)狀態(tài)的最終版本。電子文件與相應的紙質(zhì)或其他載體文件的內(nèi)容及相關(guān)說明是否一致，軟件產(chǎn)品的源程序與文本是否一致等。

3、制定相應的管理規(guī)定，建立必要的記錄和登記歸檔電子文件的具體制度

電子文件真實、完整，文本文件應是最后定稿，圖形文件如經(jīng)更改，須將與當時產(chǎn)品的技術(shù)狀態(tài)一致的版本歸檔保存，各種文本的草稿、原稿根據(jù)需要決定是否歸檔，凡是歸檔范圍內(nèi)的文件應及時歸檔保存，不可分散保存，除文件外，必要的軟件參數(shù)、壓縮算法、管理數(shù)據(jù)等一并歸檔保存。應對電子文件的載體質(zhì)量、規(guī)格、格式等作統(tǒng)一規(guī)定，將帶有歸檔標志的電子文件集中，制成歸檔數(shù)據(jù)集，拷貝至耐久載體上，至少一式兩套，一套封存保管，一套供查閱使用，必要時復制三套，異地保存。

（二）電子檔案的全程化管理

其一，要確立電子檔案全程化管理的理念，要從電子檔案的形成開始就對其實施控制管理。其二，摒棄歸檔是檔案形成必要條件的觀點，放棄歸檔管理是檔案管理開始的理念。其三，要明確檔案管理者對電子檔案實施全程管理，并不是控制電子檔案的生成，對其內(nèi)容的形成不得干預，而只是控制電子檔案形成的過程。通過對檔案形成過程的管理來保持電子檔案內(nèi)容的原貌，保證其內(nèi)容在整個電子檔案全程管理中不走樣。其四，技術(shù)標準問題。對電子檔案全程管理中的技術(shù)標準，不應由檔案部門來制定，而應該由檔案部門選出若干個成熟通用的技術(shù)標準，讓各單位選擇使用，對于不成熟的技術(shù)標準或者有缺陷的技術(shù)標準可以禁止使用。就如同對紙質(zhì)檔案的書寫要求一樣，檔案部門不必專門研制一種耐久的記錄材料要求形成檔案者使用，而是選擇成熟的耐久記錄材料，如碳素墨水或藍黑墨水供選擇使用，但可以禁止使用鉛筆、圓珠筆等不耐久的記錄材料。其五，電子檔案全程化管理的模式。有兩種模式可供選擇，一種是以立檔單位為單元，有統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)和文件管理系統(tǒng)，檔案室是其系統(tǒng)的中心，各部門形成的檔案最后稿本要在檔案室控制的信息中心服務器中生成，所有的電子文件的復制由檔案室辦理，從而保證檔案部門對電子檔案形成過程的控制，并盡量保證電子檔案的原貌。另一模式是以一個區(qū)域為單元，在區(qū)域政務網(wǎng)中建立統(tǒng)一開發(fā)、統(tǒng)一標準、統(tǒng)一平臺的電子文件和電子檔案管理系統(tǒng)，由該區(qū)域的檔案館作為信息中心或單獨為檔案館設立服務器，所有政務網(wǎng)中的各機關(guān)單位形成的檔案最后稿本，要在檔案館控制的服務器中生成。

（三）電子檔案的有效合理利用

當今社會，信息技術(shù)的迅速發(fā)展，提供檔案服務利用的手段更是豐富多樣，檔案工作者應充分發(fā)揮其能動作用，挖掘館藏，開展多種思路的服務創(chuàng)新活動。電子檔案應充分利用網(wǎng)絡信息技術(shù)的優(yōu)勢，開展多角度的檔案編研業(yè)務，通過寫史、修志、撰寫著作，充分展示館藏檔案的豐富內(nèi)涵和文化韻味，使檔案真正成為“今世賴之以知古，后世賴之以知今”的文件源。依照《檔案法》，將能夠開放的檔案發(fā)布在網(wǎng)上，使檔案利用者足不出戶就可以了解和認識檔案，從中汲取更多的信息和知識，為檔案的利用提供多角度、全方位的服務。

 三、結(jié)語

總而言之，隨著信息時代的到來，現(xiàn)代化通訊技術(shù)和網(wǎng)絡技術(shù)的應用越來越廣泛，已經(jīng)滲透到了各個行業(yè)和領(lǐng)域，并逐漸改變了人們的生產(chǎn)生活方式，具有劃時代的意義。在具體的工作過程中，人們通過合理利用現(xiàn)代化電子技術(shù)，大大提高了工作效率和工作質(zhì)量，這樣一來，檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化和電子化早已成為必然趨勢。

參考文獻

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